De Time Management Matrix: optimaal gebruik maken van uw tijd

'Plannen zijn niets; planning is alles. ' - President Dwight D. Eisenhower

Bron: rawpixel.com

Je krijgt 24 uur per dag, en de experts vertellen je dat je 8 van hen slapend moet doorbrengen. Dat laat 16 volle uren over om alles gedaan te krijgen wat gedaan moet worden. Dus waarom lijkt het altijd alsof er NOOIT genoeg uren in een dag zitten? Het antwoord op dat dilemma ligt in hoe u uw tijd beheert. Een beproefde, maar eenvoudige strategie die u kunt gebruiken, is de tijdmanagementmatrix. Het is ontworpen om u te helpen prioriteiten te stellen in uw verantwoordelijkheden, zodat u ze allemaal met zo min mogelijk stress kunt doorstaan.

De timemanagementmatrix is ​​echter geen magische knop. Het voegt niet meer uren toe aan uw dag, of geeft u bovenmenselijke snelheid om uw klus te klaren met tijd over. Het zal ook niet iedereen in een trance brengen terwijl je de tijd neemt om zonder afleiding aan je taken te werken - het is niet DAT soort matrix! Het geweldige eraan is dat het voor iedereen kan werken, maar er zijn bepaalde attitudes en vaardigheden die je moet ontwikkelen om ervoor te zorgen dat het voor jou werkt.

We beginnen met uit te leggen hoe de matrix zelf en het verband met de 34e president van de Verenigde Staten. We zullen volgen door de voordelen van de matrix te benadrukken en u een paar handige tips te geven over hoe u het beste gebruik kunt maken van de matrix om uw 'To Do'-lijst af te maken!

Wat is de tijdmanagementmatrix?

Bron: pixabay.com

De timemanagementmatrix wordt vaak de 'Eisenhower Matrix', 'Eisenhower Box' of 'Eisenhower Decision Matrix' genoemd. Dat komt omdat president Dwight 'Ike' Eisenhower (1890 - 1969) wordt gecrediteerd voor het maken ervan en er wordt gezegd dat hij het tijdens zijn presidentschap heeft gebruikt. Een andere naam die vaak wordt geassocieerd met het populariseren van de matrix is ​​Stephen Covey (1932-2012). Hij was een opvoeder, auteur en zakenman die anderen inspireerde met zijn ideeën over effectiviteit en leiderschap. Covey bespreekt het nut van de Eisenhower Matrix in zijn boek 'The 7 Habits of Highly Effective People.'

De Eisenhower-matrix is ​​een vierkant verdeeld in vier kwadranten of kleinere vierkanten (twee bovenaan en twee onderaan). Er worden vier labels gebruikt: belangrijk, niet belangrijk, urgent en niet urgent. De overlappende labels voor elk kwadrant resulteren in de volgende indeling.

• Kwadrant één (linksboven) - Belangrijk en urgent
• Kwadrant twee (rechtsboven) - Belangrijk maar niet urgent
• Kwadrant drie (linksonder) - Dringend maar niet belangrijk
• Kwadrant vier (rechtsonder) - niet urgent en niet belangrijk

We verwarren vaak wat wordt bedoeld met 'belangrijk' en 'urgent', omdat we denken dat ze hetzelfde zijn. De timemanagementmatrix maakt het echter noodzakelijk om het verschil tussen beide te begrijpen. Deze twee woorden zijn ervoor verantwoordelijk dat de matrix verder gaat dan een eenvoudig tijdmanagementschema, waarin u alleen de activiteiten opsomt die u in een bepaalde periode wilt behandelen.

Belangrijk: Deze items zijn essentieel om een ​​bepaald doel te bereiken. Je beschouwt ze als erg belangrijk, of dat nu persoonlijk is of voor iemand om wie je geeft.

hoek nummer 1010

Dringend:Deze items moeten meteen worden gedaan, meestal omdat het uitstellen ervan onmiddellijk gevolgen heeft voor andere items of gebieden van uw leven.

Je vult de matrix door elk van je taken toe te voegen aan een kwadrant op basis van de labelcombinatie die er het BESTE bij past. U kunt direct zien hoe de timemanagementmatrix u dwingt om niet alleen alle dingen die u moet doen, maar ook hoe u ze bekijkt, te inventariseren op relevantie en vraag naar uw tijd.

Kwadrant één: belangrijk en urgent

Dit segment van de Eisenhower Matrix bevat de taken waaraan u de hoogste prioriteit heeft gegeven. Deze banen zijn degenen die niet voor later kunnen worden uitgesteld en die onmiddellijk moeten worden afgehandeld. Items hier kunnen een snel naderende deadline voor een klant of uw baas bevatten. Anderen kunnen zijn:

• Een medisch noodgeval
• Een familiecrisis
• Last-minute voorbereidingen voor een evenement

Deze verantwoordelijkheden zijn meestal degene die u niet aan iemand anders kunt delegeren en waar u voor uzelf moet zorgen. Zelfs als u ze kunt delegeren, moet u persoonlijk toezicht houden op de details van hun voltooiing.

In een ideale wereld, waar je constant op de hoogte bent van je taken en er nooit noodgevallen zijn, zou Kwadrant Een leeg zijn! We weten echter allemaal dat dit nooit het geval is. In de praktijk zouden de items uit Kwadrant 1 dus niet meer dan een handvol moeten zijn. Kwadrant één minimaal houden doe je door gestaag aan de dingen in Kwadrant Twee te werken. Als je dat doet, zal het minder stressvol voor je zijn als je de matrix moet aanpassen en dingen moet omdraaien omdat er iets naar boven komt dat voorrang heeft op al het andere.

Bron: rawpixel.com

Ook kunnen te veel items in het eerste segment van uw timemanagementmatrix een indicatie zijn dat u te veel op uw bord heeft of dat u te veel heeft afgebeten dan u kunt kauwen. Neem even de tijd om elk van uw Kwadrant 1-inzendingen objectief te bekijken. Het is mogelijk dat sommigen van hen zich in Kwadrant Twee of Kwadrant Drie bevinden - niet zo belangrijk of urgent als u aanvankelijk dacht.

Als uw Kwadrant Een altijd overstroomt, moet u wellicht enkele van uw verantwoordelijkheden laten vallen om ervoor te zorgen dat uw gezondheid en geestelijke gezondheid niet worden uitgehold door de berg van dringende en belangrijke dingen die u moet doen.

Kwadrant twee: belangrijk maar niet urgent

Hier plaatst u de items die op de middellange en lange termijn belangrijk zijn - dingen die u misschien een klein beetje tegelijk wilt aanpakken. Kwadrant twee blijkt zeer nuttig te zijn als het gaat om het opstellen van strategieën of plannen voor de toekomst. Deze banen verdienen een eerlijk deel van uw aandacht (dat is tenslotte waarom u ze als belangrijk bestempelt!) Hun voltooiing is echter niet zo urgent. Uiteindelijk streef je ernaar dat het grootste deel van je taken in kwadrant twee valt.

Dit deel van uw timemanagementmatrix kan worden gereserveerd voor activiteiten die bijdragen aan uw algehele welzijn - uw fysieke, mentale en emotionele gezondheid. Dingen zoals sporten, vakantie plannen of quality time doorbrengen met familie en vrienden. Andere mogelijke items in Kwadrant Twee zijn:

• Trainingslessen
• Professionele ontwikkeling
• Voorbereiden op een evenement
• Op de hoogte blijven van het nieuws
• Tijd besteed aan plannen

Waar mogelijk zijn het delegeren van verantwoordelijkheden en het inzetten van teamwork twee zeer goede manieren om Kwadrant Twee items aan te pakken. Zo ook, maakt er een punt van om tijd te besteden aan uw activiteiten in Kwadrant Twee, ook al zijn ze niet zo urgent. Als je de gewoonte aanneemt om ze uit te stellen, dan is er een zeer reëel risico dat deze items naar je Kwadrant één worden overgebracht en je gestrest raken.

Een snel voorbeeld is altijd het uitstellen van professionele ontwikkeling totdat je plotseling beseft dat je baan nu op het spel staat omdat je je kwalificaties niet hebt opgewaardeerd en niet op de hoogte bent van de ontwikkelingen in je vakgebied. Spoedcursussen, snelle oplossingen en het moeten overtuigen van je baas dat je professionele ontwikkeling in feite als belangrijk beschouwt en naar verbetering streeft, zullen de stress alleen maar vergroten.

Kwadrant drie: urgent maar niet belangrijk

Items in kwadrant drie worden meestal gezien als afleidingen of onderbrekingen die u in de weg staan ​​bij het voltooien van de taken in kwadrant één en twee. Ze verschijnen met een gevoel van urgentie, zoals het rinkelen van uw telefoon, maar ze zijn niet per se belangrijk. Kwadrant drie inzendingen omvatten:

Bron: rawpixel.com

• Enkele bijeenkomsten
• Enkele telefoontjes
• Sommige e-mails

Het invullen van kwadrant drie is vaak lastig en komt neer op uw begrip van wat belangrijk is versus wat urgent is.

Een goed voorbeeld van wat hier gebeurt, is die derde afdelingsvergadering van 3 uur voor de maand waarin u dezelfde problemen kent als voorheen, die opnieuw wordt behandeld. Als het voorbij is, gaat iedereen terug naar de normale gang van zaken. Je vindt de ontmoeting niet zo belangrijk, maar je baas doet het zeker en daarom is het dringend noodzakelijk dat je er bent - je kunt het niet uitstellen.

Als het gaat om de items in Kwadrant Drie, delegeer er dan zoveel mogelijk van. Mogelijk moet u nog steeds de voortgang van een item dat u hebt gedelegeerd, controleren om ervoor te zorgen dat het efficiënt en effectief wordt gedaan. Anders zou het met een nog grotere urgentie op u terug kunnen vallen dan oorspronkelijk nodig was.

Bovendien hoeven de verantwoordelijkheden die u delegeert niet bij een feitelijk persoon te liggen. U kunt bijvoorbeeld op voicemail vertrouwen om een ​​aantal van uw telefoongesprekken aan te nemen terwijl u bezig bent met de belangrijke kwesties van kwadrant een en twee. Later, als u het niet zo druk hebt, kunt u de berichten doornemen om erachter te komen waar ze over gingen en ze zo nodig afhandelen, misschien door terug te bellen.

505 nummer betekenis:

Kwadrant vier: niet urgent en niet belangrijk

Als je ijverig de eerste drie kwadranten van je Eisenhower Matrix invult, dan zal je misschien aangenaam verrast zijn door het aantal dingen dat je uiteindelijk degradeert naar Kwadrant Vier! Deze items zijn over het algemeen slechte, onproductieve gewoonten die niet belangrijk of urgent zijn. Ze hebben de neiging om uw dag onoverzichtelijk te maken en doen niets anders dan u in de weg staan ​​bij het uitvoeren van taken die belangrijk, urgent of beide zijn.

Dingen zoals constant inchecken op uw sociale media-accounts en:

• Urenlang televisie kijken
• Doelloos op internet surfen
• Telefoongesprekken waarin roddelen centraal staat

Deze tijdverspillers hebben vaak de schijn van urgentie - bijvoorbeeld een berichtsignaal op uw telefoon, maar ze zijn nooit belangrijk. Als u ze in kwadrant vier van uw tijdmanagementmatrix plaatst, is dit de eerste stap om u ervan te ontdoen. Je tijd kan veel beter worden besteed aan dingen in de andere drie kwadranten - dingen waarvan je denkt dat ze een zekere mate van belangrijkheid of urgentie hebben.

Tijd vinden om te ontspannen en tot rust te komen is natuurlijk altijd belangrijk en kan soms urgent worden. Het routinematig nastreven van triviale en onproductieve bezigheden is echter het soort dingen dat u zou moeten proberen uit uw dagelijkse bezigheden te bannen.

Uw timemanagementmatrix effectief gebruiken

Doe het regelmatig

Er is geen strikte regel voor hoe vaak u een tijdmanagementmatrix moet schrijven. Dat hangt af van uw omstandigheden, werkdruk en de aard van de taken die u moet uitvoeren. Sommige mensen vinden het praktisch voor hen om de matrix wekelijks te herzien en bij te werken. Anderen werken er liever dagelijks aan en verwijderen en voegen taken toe als dat nodig is. Welk interval u ook kiest, probeer een specifieke tijd vrij te maken om aan uw matrix te werken, aangezien dit ervoor zorgt dat het wordt gedaan.

Bron: pixabay.com

Schrijf het op

Als het om plannen gaat, is het altijd een goede gewoonte om dingen op te schrijven, of het nu met pen en papier is of op je pc, tablet of telefoon. Het schrijven zelf, in combinatie met de visuele matrix die u maakt, helpen beide om uw denkprocessen te ontwikkelen terwijl u de taken die voorhanden zijn, sorteert. Het is een goed idee om uw tijdmanagementmatrix op een locatie te bewaren waar u deze vaak zult zien - het startscherm op uw computer of een strategisch geplaatste papieren kopie werken goed.

De timemanagementmatrix is ​​bedoeld om meer te doen dan u te helpen bij het voltooien van uw taken. Het is ook een manier voor jou om een ​​stapje terug te doen en wat perspectief te plaatsen in de manier waarop je kijkt naar alle dingen die je gedaan wilt krijgen. Het fysiek opschrijven van de matrix helpt je daarbij.

Details toevoegen

Beschouw de details die u aan uw matrix toevoegt als de eerste stap bij het aanpakken van al uw taken - een soort aanvalsplan. Terwijl u elke taak in de Eisenhower-matrix plaatst, kunt u uw uitspraken verduidelijken, notities toevoegen, een grote taak opdelen in kleinere en daar vervolgens afzonderlijke prestatietijden voor toevoegen.

Flexibel zijn

nummer 94

Uw timemanagementmatrix is ​​niet in steen gebeiteld. Onverwachte gebeurtenissen die misschien belangrijk of urgent zijn, kunnen op elk moment de kop opsteken en uw zorgvuldig opgestelde plannen uit het schema gooien. Het kan zijn dat items van plaats veranderen en van het ene kwadrant naar het volgende springen.

U hebt bijvoorbeeld mogelijk een baan geplaatst met een verre deadline in kwadrant twee (belangrijk maar niet urgent). Als de omstandigheden ertoe leiden dat u helemaal niet of niet zoveel kunt komen als u had gewild, dan zou u kunnen ontdekken dat de deadline plotseling boven uw hoofd dreigt te komen en dat een groot deel van de klus nog niet is voltooid. Dat betekent dat je die specifieke taak naar Kwadrant Een (belangrijk en urgent) moet stoten om ervoor te zorgen dat de deadline wordt gehaald.

6 Voordelen van het gebruik van de Time Management Matrix

1. Je leert prioriteiten te stellen: Het vermogen om die dingen die belangrijk zijn te herkennen en ze te onderscheiden van de onbeduidende afleidingen om je heen, is een vaardigheid van onschatbare waarde. Terwijl u met de timemanagementmatrix werkt, zult u merken dat het stellen van prioriteiten intuïtiever wordt. Dat wil zeggen, u kunt de taken die voorhanden zijn snel beoordelen op hun relevantie en urgentie, en vervolgens uw aanpak afstemmen op hen.
2. Je wordt meer georganiseerd:De Eisenhower Matrix voegt orde toe aan de manier waarop u uw verantwoordelijkheden aanpakt. Dus in plaats van lukraak te werken, weet u welke klussen als eerste moeten worden gedaan en welke u over een periode kunt spreiden.
3. Je leert los te laten:Het zijn niet alleen de afleidingen die u leert los te laten, aangezien u vertrouwt op uw tijdmanagementmatrix om u te begeleiden bij het uitvoeren van uw taken. Je leert ook beseffen wanneer je geen verantwoordelijkheden meer kunt nemen en wanneer het tijd is om een ​​deel van je taken aan anderen over te dragen.
4. Je leert zelfdiscipline:Zelfdiscipline is bewust controle krijgen over je gedrag. Het houdt in dat je meer gefocust bent op positieve acties terwijl je negatieve acties opgeeft. Deze eigenschap komt van nature voort uit de eerste drie voordelen van de matrix: prioriteiten stellen, organiseren en afleiding vermijden.
5. U bereikt meer:Door meer georganiseerd te zijn en tijdrovende activiteiten te vermijden, besteedt u meer tijd aan wat belangrijk is, door uw takenlijst veel sneller te doorlopen. Die 16 uur van je dag lijken ineens niet zo kort!
6. U bent minder gestrest:Heel vaak komt veel van de stress die we ervaren voort uit het feit dat we te veel tegelijk moeten doen en het gevoel hebben dat we niet genoeg tijd aan elke activiteit kunnen besteden. Met de timemanagementmatrix begin je op schema te blijven met je taken en deadlines te halen, waardoor je een groot deel van je stress wegneemt.

Bron: rawpixel.com

Sommige personen kunnen een tijdmanagement-werkblad, zoals de matrix, ijverig geheel zelfstandig implementeren. Voor anderen is een beetje advies en begeleiding van een getrainde professional echter de perfecte katalysator om ze op weg te helpen. Heeft u problemen met chronisch uitstelgedrag, bent u aanhoudend slecht georganiseerd of wordt u voortdurend afgeleid door de 'niet belangrijke en niet urgente' dingen in het leven? Hoe eerder u om hulp vraagt, hoe eerder u het verschil ziet dat de tijdmanagementmatrix voor u kan maken.

Deel Het Met Je Vrienden: